In den letzten Wochen haben wir uns immer wieder konzeptionell mit dem Thema Wissensmanagement befasst und sind in diversen Gesprächen mit euch dauernd am gleichen Punkt gelandet: Es dreht sich schlicht und einfach alles um das Thema Daten!

Hat man Daten, kann man coole Sachen machen. Hat man keine, fischt man oft im Trüben.

Daten sammeln über Wissen?

Welche Daten das sein können? Viele!

  • Interesse an Themen
  • Interesse an Formaten
  • Wissensstände
  • Informationswege
  • Schulungsteilnahmen
  • Referentenbewertungen
  • usw.

Bisher werden Daten meist in Form von Fragebögen im Anschluss an eine Veranstaltung erhoben. Mit ein wenig Glück, ließt man diese noch, dann verschwinden die Informationen im besten Fall im Archiv. So sind die Daten relativ nutzlos…

Daten sammeln und erhalten!

Die Frage lautet also nun: Wie können wir die gesammelten Daten erhalten? Überraschung! Unsere Antwort lautet “Digital“.

Und gerade weil hier nun Einige wieder komplexe Prozesse und enorme Entwicklungskosten vermuten, haben wir uns einmal daran gemacht, euch mit quasi kostenlosen Mitteln eine Struktur zur Erfassung von Wissensdaten zu basteln.

Denn: Egal wie einfach die Erfassung von Daten in diesem Kontext wirken mag, sie generieren auf jeden Fall erste Erkenntnisse!

Dashboard mit den hinterlegten Daten

Kurz und knapp:

Ich habe ein kleines System zusammengeschustert, welches eigentlich nicht mehr enthält, als die folgenden Punkte:

Wichtig: Zum Testen bitte eine echte Email Adresse verwenden, sonst bekommt ihr eben keine IDs und keine Codes.

Personalisierter Code, mit welchem ihr mich auf einer Veranstaltung einbuchen könnt.

Aufgebaut habe ich das auf die Schnelle auf Basis von Google Forms, Google Sheets, Zapier (weil ich einfach faul bin), irgendeinem Mailing Programm und ein paar kleinen Helferchen im Google Script Editor. Die Aswertung läuft auf Basis von Google Data Studio. Konkret hat der ganze Spaß etwa 10 Stunden gedauert, wobei ich fairerweise dazu sagen sollte, dass ich mit den Tools doch halbwegs vertraut bin.

Lange Rede kurzer Sinn:

Mit nur einem einzigen Link und einem beliebigen QR-Code Reader (oder schnellen Fingern) kann man schon wahnsinnig viel dokumentieren.

Das muss man richtig machen!

Hierzu kann ich nur ganz entschieden sagen: “Nein! Muss man nicht!” Man muss definitiv anfangen, solche Daten zu sammeln und diese nachhaltig verfügbar zu machen, einen riesen Aufriss muss man definitiv nicht machen!

Aus meiner Sicht leben solche Systeme von der laufenden Anpassung und wenn wir im Website-Bereich das Perpetual-Beta-Stadium schon lange akzeptiert haben, dann gibt es keinen Grund, dies nicht auch bei der Erfassung von Daten rund um das Thema Wissen zu tun.

Das will ich auch!

Dann mach! Hier noch ein paar kleine Tipps:

  • Alle Forms schreiben in Spreadsheets. Und diese wiederum können andere Forms befüllen. Dazu muss man nur ein wenig basteln.
  • Forms legen neue Zeilen an, deshalb können Formeln nicht vorab über ganze Spalten gezogen werden. Das Plugin CopyDown schafft Abhilfe!
  • QR-Codes etc. kann man recht easy mit Google Charts erstellen, Die Auswertung mit Datastudio zuammenbasteln.
  • Für tiefere Verschneidungen brauchen Benutzer eine “echte” ID. Diese müssen dann über “Datenquellen zusammenführen” verbunden werden.
  • Denkt dran, dass es so etwas wie Datenschutz gibt, fragt also nicht alles Mögliche ab. Die Daten aus der Tabelle werden übrigens jeden Montag gelöscht.

“Hilfst du mir?”

Aber klar doch, melde dich einfach! Ich hätte ebenfalls richtig Lust, das einmal in “richtig” zu machen. Rechnet mal mit einem Aufwand von plusminus 50 Stunden, um das Ding “rund” zu machen.